E-Mail-Bewerbung

Erstellung einer E-Mail-Bewerbung

Dieser Beitrag konzentriert sich auf EDV-technische Fragen zur Erstellung einer Bewerbungsdatei für eine E-Mail-Bewerbung. Die meisten Menschen nutzen zwar diverse EDV-Anwendungen, doch dazu gehört nicht immer ein Textverarbeitungsprogramm. Auch die Umwandlung von Dokumenten in PDF-Dateien ist möglicherweise nicht vertraut, wenn dies am heimischen Rechner geschehen soll, an dem andere Programme zur Verfügung stehen wie im Büro. Hier wird erklärt, wie Sie eine Bewerbungsdatei erstellen, die Personalverantwortliche prima finden.

Unternehmen bevorzugen es, als Anhang zu einer E-Mail-Bewerbung Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei zu erhalten. Eine Datenmenge von bis zu 2 MB wird empfohlen, von der je nach Anzahl der Zeugnisse/Anlagen abgewichen werden kann (3 MB ist aber die Obergrenze).

Nun zur Erstellung der PDF-Datei: Der einfachste Weg ist, Anschreiben und Lebenslauf etc. in einem Textverarbeitungsprogramm zu erstellen, auszudrucken und anschließend alle Unterlagen inklusive Zeugnisse zu scannen und dabei zu einer PDF-Datei zusammenzufügen. Beim Scannen können das Ausgabeformat (PDF) und die Auflösung (etwa 150×150 dpi) eingestellt werden, um die gewünschte Datenmenge zu erreichen.

Wenn Sie eine bessere Qualität anstreben und langfristig zeitsparender vorgehen wollen, werden zunächst wieder die Unter­lagen in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt, diese dann aber direkt in PDFs umgewandelt.

Das geschieht entweder über die Funktion „Drucken“ oder über die Funktion „Speichern“. Für beide Funktionen muss ein Programm zur Erzeugung von PDFs vorhanden sein (zum Beispiel der kostenlose PDF24 Creator, der über das Internet heruntergeladen werden kann und der sich automatisch in Word und OpenOffice installiert). Beim Drucken wird der PDF-Drucker ausgewählt. Beim Speichern wird die Funktion „Speichern unter“ genutzt und als Dateityp das PDF ausgewählt.

Achtung: Es ist hilfreich, als Dateipfad/Ablageordner im Computer, auf den die PDFs gedruckt oder gespeichert werden, den Ort auszuwählen, an dem auch die übrigen Bewerbungsunterlagen liegen. Das erspart lästiges Suchen und Umspeichern für den letzten Arbeitsschritt. Denn schließlich werden alle Dateien zu einer Datei zusammengefasst: die PDFs von Anschreiben, Lebenslauf etc. sowie die vorab beim Scannen der Zeugnisoriginale erstellten PDFs der Zeugnisse. Das geschieht zum Beispiel ebenfalls über den PDF24 Creator.

Aus meiner Sicht ideal ist die nun folgende dritte Variante zur Erstellung einer Bewerbungsdatei für Ihre E-Mail-Bewerbung. Dazu legen Sie eine Datei in Word oder einem anderen Textverarbeitungs­programm an und nehmen in diese Datei Anschreiben, Profil/Lebenslauf sowie alle Zeugnisse auf. Das hat zwei Vorteile: Erstens können Sie bei der Bearbeitung der einzelnen Bewerbungen einfacher als bei den vorangegangenen Varianten Zeugnisse aufnehmen und entfernen, je nach deren Bedeutung für die jeweilige Stelle. Und zweitens ist es möglich, eine Kopf- oder Fußzeile mit dem eigenen Namen oder sonstigen Angaben und evtl. auch einem grafischen Element hinzuzufügen, die sich über die gesamten Unterlagen inkl. Zeugnisse erstreckt.

Profis versehen das PDF – entweder gleich über Links in Word oder später über Lesezeichen im PDF – mit Navigationshilfen. So kann die Personalreferentin im Unternehmen bei der Durchsicht der Unterlagen im Dokument leicht hin und herspringen, etwa von der Berufserfahrung zu einem bestimmten Zeugnis und wieder zurück. Das ist sehr praktisch und verschafft Ihnen Pluspunkte in Sachen Kundenorientierung.

Für die Erstellung einer kompletten Bewerbungsdatei in Word müssen die Zeugnisse (wie ja auch das Foto) als Bilddateien vorliegen. Dafür empfehle ich das JPG-Format aufgrund der guten Bildqualität bei nicht zu viel Datenmenge sowie der Kompatibilität mit den meisten Ausgabe- und Ansichtsprogrammen. Wenn alle Unterlagen aufgenommen worden sind, kann die Datei praktischerweise insgesamt als PDF gespeichert oder in eine PDF-Datei gedruckt werden.

Dann nur noch mit einer kurzen Begleitmail versehen und ab geht die E-Post!

In meiner Bewerbungsberatung erfahren Sie mehr über aktuelle Trends und das praktische Vorgehen in einem Bewerbungsprozess.

[19.03.2016]

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